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「経営計画を立てて、確実に成果を出すにはどうしたらよいだろう」
「計画を実行したが、思うような成果が出ていない」
経営計画を立て、その結果にコミットすることは、クライアントやステークホルダーの信頼を勝ちとるために非常に大事なことです。しかし、常に予定通りの成果が得られるとは限りません。
むしろ、未達に終わったプロジェクトや次に課題を残したままの案件の方が、多いくらいではないでしょうか。
ただ、真価が問われるのはその後です。理想の結果につながらなかった理由はどこにあるのか、しっかりと検証し、次に向けた適切な改善策を打ち出すことが、何より重要といえるでしょう。
そこで役立つのが、「PDCA」というフレームワークです。改めて、PDCAの詳しい意味やPDCAで成果を出すコツ、注意点について確認し、きちんとできているか見直してみましょう。
PDCAとは
「PDCA」は、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」という4つの 工程からなる、継続的な経営改善をはかるためのフレームワークです。各段階の頭文字を並べて名付けられました。
計画を立てたら、それにしたがって業務を開始し、どこまで計画通りに実行できたかを検証、改善点を見つけて修正をしつつ、次の計画を練ってまた実行へ、という繰り返しを意味し、しばしば「PDCAサイクル」とも呼ばれます。多くの仕事は、業種や立場、経営状態に関係なく、いつの時も、上記4つのいずれかの段階にあるといえるでしょう。今が「実行」の段階なら、次に「評価」や「検証」を行い、「計画」中なら、次はそれを「実行」に移すことになります。
例えば、ある分野で競争力を補うためにM＆Aを行ったとしたら、時期をみてその買収が成功だったのか、そうでないなら次に何をすべきか、を考えて新たな対策に移ります。 新入社員のマナー研修であれば、教えたことが現場でどれだけ活かされているのか検証し、さらに研修が必要か判断したり、内容に改善を加えて次年度の研修に活かしたりすることも大事でしょう。
このように、「PDCA」のフレームワークに当てはめてサイクルを繰り返すことで、規模や予算に関わらず、いかなる仕事もブラッシュアップして、今より高い次元の結果につなげることが可能になるのです。
4つの段階の役割と取り組み方
それでは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」それぞれの段階の役割や取り組み方について、解説しましょう。
Planとは
PDCAのもっとも重要な軸となるのが、Plan（計画）です。何を、いつ、だれが、何のために、どの様に、そしていくらの予算で行うか、という「5W2H」にしたがって具体的に目標を設定します。新プロジェクトの場合は、ここが 起点ですが、継続案件なら「Action」の様子から次の課題を設定する役割もあります。
Doとは
Planで定めた内容を、その目標をもとに実行に移します。ただ闇雲に動くのではなく、つねにPlanからかい離しないように意識し、どうしてもギャップが大きい場合は、その項目を数値も含めて詳細に記録し、次のCheckの参考にします。
Checkとは
実行の結果、どれだけ目標が達成できたかを検証します。単なる感覚的な評価ではなく、データによる客観的見地から、具体的指標をもとに結果の良し悪しを判断します。そもそも計画の方向性が正しかったのか、という視点での見直しも含みます。
Actionとは
現実との具体的なギャップや修正すべき点をどの様に次に反映させるかを明確にします。逆に良い点は、次のフェーズでどのように活かすかをさらに検討します。その上で、最初のPlanの段階へと戻り、新たな動き方が適切に計画されるように仕向ける役割もあります。
PDCAで成果を出すコツ
PDCAサイクルを実行しながら確実に成果を出すポイントを3つに分けて説明しましょう。
高速でサイクルを回す
PDCAを現実レベルで効果的に活用するためには、極力サイクルを高速で回転させることを意識しましょう。各フェーズで時間をかけすぎると間延びして、せっかくの良い判断や修正点が、時期を逸して活かせなくなるおそれがあるからです。
上手くいかなければ、また次のサイクルで調整すれば良いので、とにかくサイクルを止めないように注意してください。スパイラルアップといって、繰り返しサイクルを回しているうちに段々状態が上向くというのが、PDCAの基本概念なのです。
目標の設定にこだわる
Planにおける目標はできるだけ分かりやすく明確にすることです。数値化するなどしてメンバーが同じ視点や意識で動けるようにするのは、とくに有効です。この点がぼやけていると、何を検証して評価すればよいかが分からなくなり、PDCAサイクルが、形だけのものになってしまいかねません。
定期的な評価を怠らない
とくに「Check」については、週や月ごとにいつ、どのタイミングで、だれが行うのかを明確に決めておきましょう。実は、検証が苦手で、新たな計画や動きばかりに意識が向きすぎる人や組織が、意外と多いのです。面倒だったり新鮮味に欠けたり、責任を負いたくなかったりするのがおもな理由といえるでしょう。しかし、ここを中途半端にすると、出るはずの結果も出ません。よって、「定期的な評価」には、しっかりとこだわってください。
PDCAの注意点
さらにPDCAの注意点についても見ていきましょう。
形だけにならないよう注意する
PDCAは、野球でいうと素振りの様な要素があります。来る日も来る日もひたすら振り続ける。ただ振るだけなので、一つ間違えると、やがて惰性になり、スタンスが崩れたりまったく関係ないことを考えたりして、単に肉体疲労を起こすのみの意味の薄い運動に陥りかねません。
それより、立ち方や足の位置、膝の曲げ方、脇の締め具合、振る速度など、意識すれば改良点は山ほどあるはずです。そこに気づいて実行し続けられるかが、選手としての明暗を分けるといえるでしょう。
PDCAも形だけの取り組みは単なる時間の無駄です。各フェーズの役割、そこで何をすべきかにしっかり集中し、高い意識をもって取り組み続けましょう。
第三者目線を取り入れる
PDCAが惰性になるとしたら、同じメンバーで行っているのが、原因の一つと考えられます。極端な場合、自分一人というケースもあるでしょう。するといつもの顔ぶれなので、発言や発想が似たり寄ったりとなり、甘えも生まれて、形式主義に陥ってしまうのです。
そこで、立場や業界の違う第三者の意見や目線を取り入れてPDCAサイクルを回すのが有効です。社外取締役はその最たる例といってよいでしょう。新たな息吹をくべると、停滞気味だったサイクルが息を吹き返すことは決して珍しくありません。
まとめ
ビジネスシーンは、つねに変化の連続です。どんなプロジェクトも完成を見た瞬間から劣化が始まります。そこに気づかずに、のんきに胡坐をかいていると、あっという間に形勢は逆転し、取り返しのつかない結果を招くこともあるでしょう。
その点、PDCAサイクルを常時高速で回していれば、問題にいち早く気づけて、リスクを回避したり、大きなビジネスチャンスをものにしたりすることもできるはずです。そうとわかれば、すぐにでもPDCAを取り入れて、さらなるステップアップを目指しましょう。
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